Unternehmen mit Sitz in Deutschland unterliegen ab 2025 im Bereich Business-to-Business (B2B) der sogenannten E-Rechnungspflicht. Diese Pflicht wird schrittweise eingeführt und soll in der EU sowohl Steuerbetrug reduzieren als auch das Mehrwertsteuersystem optimieren.
Auf dieser Seite erfahren Sie, was das für Handwerksbetriebe aus der SHK- und Elektro-Branche bedeutet.
Im Bereich Business-to-Government (B2G) müssen Rechnungssteller bei öffentlichen Auftraggebern auf Bundesebene und einigen Bundesländern bereits heute elektronische Rechnungen – zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD – einreichen, wenn die Rechnungssumme über 1.000 Euro liegt.
Ab dem 1.1.2025 sind E-Rechnungen dann für alle in Deutschland ansässigen Unternehmen verpflichtend – doch es gibt verschiedene Fristen für die Umsetzung.
Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen ab dem 1.1.2025 Rechnungen elektronisch erstellen müssen. Allerdings gibt es hier bis Ende 2027 eine Übergangsphase, die dafür sorgt, dass die bisher gängigen Rechnungsarten weiterhin eingesetzt werden dürfen. Das betrifft beispielsweise Papier- oder PDF-Rechnungen. Je nach Betriebsgröße und -umsatz gelten dabei andere Fristen, so dass die Umstellung schrittweise erfolgt, bis schließlich ab 2028 zwischen Unternehmen ausschließlich E-Rechnungen ausgetauscht werden dürfen. Papierrechnungen sind dann im B2B-Bereich nicht mehr erlaubt. Und elektronische Rechnungen müssen der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Was ab dem 1.1.2025 aber auf jeden Fall gilt: Erhalten Sie als Unternehmer von einem anderen Unternehmen eine elektronische Rechnung, müssen Sie diese annehmen und verarbeiten können!
Wichtig: Es gibt E-Rechnungsformate, die ausschließlich maschinenlesbar sind. Ohne eine Software können Sie diese Rechnung nicht verarbeiten!
Sie wissen nicht, ob Sie für die E-Rechnungspflicht gut aufgestellt sind? Lassen Sie sich von unserem Team beraten!
Die geforderte CEN-Norm EN 16931 wird schon heute die durch die Formate XRechnungsowie ZUGFeRD (ab der Version 2.0.1) erfüllt. Beide Formate enthalten strukturierte XML-Datensätze, die elektronisch an den Rechnungsempfänger übermittelt werden. Ab dem 1.1.2025 muss dieser dann die Daten durch eine Software auslesen können. Neben den Pflichtangaben, die in einer Rechnung stehen müssen, sind beispielsweise in der XRechnung zusätzliche noch Angaben wie die sogenannte Leitweg-ID oder eine Lieferantennummer enthalten. Die Leitweg-ID besteht aus bis zu 44 Ziffern und identifiziert den Rechnungsempfänger eindeutig.
Die XRechnung ist ein reines XML-Format und kann nur maschinell ausgelesen werden. ZUGFeRD dagegen ist ein hybrides Format und besitzt einen bildlichen PDF-Teil für menschliche Betrachter sowie einen maschinenlesbaren XML-Datensatz, der in der PDF-Datei eingebettet ist.
Wichtig: Ab 2025 zählen Standard-PDF-Rechnungen, Word-Dokumente, Excel-Dateien oder Bilddateien von eingescannten Papierrechnungen nicht als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnungen“. Hier wurde die bisherige Definition vom Gesetzgeber geändert, da diese Dateiformate nicht den geforderten Normen entsprechen und nicht maschinell ausgelesen werden können. Ab 2028 dürfen diese Dateien nicht mehr für den Rechnungsversand genutzt werden. Das gilt dann auch für Rechnungen aus Papier!
Am einfachsten funktioniert die Rechnungsstellung über eine Bürosoftware oder Branchenlösung wie WINWORKER. Hier werden Rechnungen automatisch im ZUGFeRD-Format erstellt, aber auch das Erstellen von XRechnungen ist möglich. Nutzer können Rechnungen wie gewohnt schreiben, der geforderte strukturierte XML-Datensatz wird im Hintergrund erstellt.
Wenn Sie noch keine eigene Software nutzen, gibt es online diverse Möglichkeiten, ZUGFeRD-Rechnungen zu erstellen oder XRechnungen einzureichen. Allerdings sind die Angebote in der Regel im Umfang und in der Gestaltung begrenzt. Zudem ist bei der manuellen Übertragung die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich erhöht.
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Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten natürlich auch für E-Rechnungen – und müssen daher revisionssicher archiviert werden.
Was heißt das für Unternehmen? E-Rechnungen müssen, so wie sie sind, digital gespeichert werden. Ausdrucke aus Papier können E-Rechnungen nicht ersetzen und müssen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Die MOSER Software bietet ihren Kunden in puncto E-Rechnung alles, was zur Erfüllung der E-Rechnungspflicht benötigt wird:
ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen werden ab 2025 in den aktuellen Versionen verfügbar sein, so dass problemlos E-Rechnungen nach CEN-Norm EN 16931 erstellt werden können.
Dank des Moduls „Eingangsrechnungsimport“ können empfangene E-Rechnungen auch schon vor 2025 einfach in die Software eingelesen und dort bearbeitet werden.
Warten Sie nicht die Fristen ab, sondern handeln Sie schon heute! Denn mit MOSER sind Sie optimal für die Zukunft vorbereitet!
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Marco El Awir – Sistemo Gebäudetechnik GmbH aus Mönchengladbach
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